LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN. UN ARCHIVO HISTÓRICO

 ¡Hola de nuevo exploradores y bienvenidos un día más a este blog!

En el día de hoy trataremos las unidades de información, su importancia, definición, tipos y las principales funciones que realizan para mantener viva la memoria documental de nuestra sociedad.

Las unidades de información son fundamentales para la organización, conservación y acceso a los documentos. Estas incluyen archivos, bibliotecas y centros de documentación, instituciones encargadas de gestionar información valiosa contenida en los documentos tanto para la sociedad como para las organizaciones.

¿ QUÉ SON LAS UNIDADES DE INFORMACIÓN?

El término "unidad de información" hace referencia a instituciones que producen y conservar documentos (o que simplemente los conservan). Cada una tiene características propias, que se refleja en la naturaleza de los documentos que custodian y en los métodos que utilizan para tratarlos.

EL ARCHIVO

Podemos encontrar distintas definiciones. Entre las cuales vamos a destacar la establecida por el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), según el cual un archivo puede entenderse como:

• El conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o institución (fondo documental)
• Como la institución que los custodia
• Como el espacio físico donde se almacenan

Las funciones principales principales de un archivo se pueden resumir en tres aspectos clave:

• Reunir documentos relevantes
• Organizarlos y conservarlos para garantizar su preservación
• Difundir y servir la información a quienes la necesiten.

Según Martín Gavilán (2009), estas funciones se traducen en actividades específicas como:

• Organizar la documentación administrativa, para mantenerla accesible
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
• Valorar la documentación para decidir si debe conservarse o eliminarse, tras su análisis
• Clasificar los fondos y describirlos para facilitar el acceso a los documentos utilizando los instrumentos necesarios.
• Adecuar las instalaciones para asegurar la protección de los documentos.

Algunos ejemplos de archivos son: el Archivo General de la Fundación Casa Medina Sidonia,  o el Archivo de la Diputación de Sevilla.

Concretamente nosotros nos vamos a centrar en los archivos históricos. Pero ¿ qué es un archivo histórico? Pues un Archivo Histórico Nacional es una institución responsable de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental (en este caso español) que resulten significativos por su valor histórico, su singular importancia o su protección internacional. Situamos como ejemplo el Archivo Histórico Nacional Este fue creado en 1866, y reúne gran parte de la documentación administrativa generada por el Estado español en los siglos XVIII, XIX y XX, y una enorme variedad de fondos documentales procedentes de organismos públicos y ciudadanos privados producidos desde la Edad Media.

Fuente: Ministerio de Cultura

EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Un centro de documentación es una unidad de información especializada en reunir, gestionar y difundir documentos relacionados con un área específica del conocimiento o los generados por una institución u organismo a la que se circunscribe. A diferencia de otros centros de información, estos centros se centran en el análisis del contenido documental, utilizando tecnologías avanzadas para facilitar una recuperación eficiente de la información.

Además de organizar y conservar documentos, también crean nuevos productos informativos cómo:

• Boletines de sumarios
• Resúmenes
• Alertas informativas.

Algunos autores señalan que los centros de documentación y las bibliotecas especializadas son lo mismo, pero otros señalan diferencias. Las bibliotecas especializadas suelen formar parte de instituciones o entidades de diversas áreas del conocimiento, desde ciencias hasta organismos gubernamentales o empresas. Su objetivo principal es atender las necesidades de información de usuarios expertos, aprovechando el conocimiento específico del bibliotecario sobre el área temática correspondiente.

Entre algunos ejemplos de centros de documentación, destacamos Servicio de Documentación y Archivo del Parlamento de Andalucía.

Fuente: Sivarious

LAS BIBLIOTECAS

Las bibliotecas, también según la Ley de Patrimonio Histórico Español son las instituciones culturales donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían, catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para su lectura en sala pública o mediante préstamo temporal, al servicio de la educación, la investigación, la cultura y la información. Destacamos la Biblioteca Pública Provincial Infanta Elena, de la que cual hablamos en otra entrada anterior y obviamente no podemos no mencionar nuestra biblioteca CRAI de la Universidad Pablo de Olavide.

Fuente: TVArquitectura

Fuente: Biblioteca CRAI, galería de imágenes

Algunas características de las bibliotecas:

• No son productoras de documentos sino que los recopilan a través de compras, donaciones o intercambios.
• Son fuentes secundarias
• Las tareas técnicas las realizan los bibliotecarios

En cuanto a los tipo de bibliotecas. Podemos señalar la división tradicional (Carrión Gútiez):

• Bibliotecas nacionales
• Bibliotecas públicas
• Bibliotecas docentes o académicas
• Bibliotecas especiales

Clasificación según la UNESCO:

• Bibliotecas nacionales
• Bibliotecas de instituciones de enseñanza superior
• Bibliotecas importantes no especializadas
• Bibliotecas escolares
• Bibliotecas públicas o especializadas

La IFLA (Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias, distingue entre:

• Bibliotecas generales de investigación
• Bibliotecas especializadas
• Bibliotecas al servicio del público en general

A su vez, debemos destacar que a los nuevos tiempos, nuevos tipos de bibliotecas como:

• Biblioteca sin libros, es decir, bibliotecas digitales

Por último mencionamos la biblioteca CRAI. Un CRAI (Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación) es un espacio integrado que reúne servicios universitarios relacionados con la información y las tecnologías. Ofrece apoyo a la docencia, el aprendizaje y la investigación, combinando servicios bibliotecarios, informáticos y audiovisuales en un solo lugar.

Hasta aquí la entrada de esta semana, espero que hayáis comprendido que las unidades de información son clave para aprender, investigar y encontrar lo que necesitas. ¡Ya no hay excusas para seguir informándose!

Nos vemos pronto!

BIBLIOGRAFÍA

• Biblioteca Pablo de Olavide (2024, noviembre). Trabajando con fuentes históricas: archivos y patrimonio documental. Guías y Tutoriales de la Biblioteca/ CRAI https://guiasbib.upo.es/archivos
• Marquina, J (n.d.). Las 10 principales diferencias entre una biblioteca especializada y un centro de información.https://www.julianmarquina.es/las-10-principales-diferencias-entre-una-biblioteca-especializada-y-un-centro-de-documentacion/
• REAL ACADEMIA ESPAÑOLA: Diccionario panhispánico del español jurídico (DPEJ) [en línea].< https://dpej.rae.es/lema/archivo-hist%C3%B3rico-nacional > [ 5 de diciembre de 2024]